• Por AdmCASA

• Publicado em 24 de maio de 2021

• Leitura: 6min

Após a leitura do artigo, provavelmente, será mais fácil conduzir as reuniões em seu prédio. 

Dúvida? 

Então continue lendo o texto! 

Neste conteúdo você saberá detalhes sobre o convite, votação, pautas e administração do tempo. 

Vamos lá!

Convide os moradores  

Todos os condôminos devem ser convidados para a assembleia do condomínio. O convite pode ser feito de diversas formas como carta, e-mail, grupos de WhatsApp, entre outros. No informativo, é fundamental destacar o local, o dia e o horário da assembleia. 

A informação deve ser bastante clara, afinal, o perfil dos moradores de um prédio são bens diferentes. Você pode encontrar com moradores que conseguem absorver informações rápidas ou aqueles que têm mais dificuldade de aprendizado. Ao escrever o convite, peça para que algumas pessoas leiam o material. Assim, terá certeza que a mensagem foi passada corretamente.

Escolha as melhores pautas 

Uma das questões que mais incomodam os moradores em uma assembleia é a falta de uma pauta clara sobre os assuntos que serão discutidos. Quando isso ocorre, todo mundo fala ao mesmo tempo e a discussão é certa. 

Por isso, é fundamental que você defina quais serão os temas abordados. Se possível, já informe aos vizinhos no seu comunicado. Assim, eles terão mais tempo para preparar os seus argumentos. 

O número ideal de temas é entre quatro e cinco. Você deve estudá-los bastante para apontar os seus pontos negativos e positivos, além de dar sugestão de ideias para melhorar a rotina dos moradores. 

É importante também organizar os documentos e os materiais que serão apresentados na reunião. Além disso, evite criar uma comunicação de mão única. Mostre as informações em um retroprojetor, peça opiniões e tenha paciência para ouvir. A melhor comunicação é a democrática, ou seja, todos têm direito para expor as suas ideias.  

Organize o seu tempo 

A mesa de uma assembleia de condomínio, geralmente, é composta pelo presidente e o secretário. O mandatário não pode ser qualquer pessoa. O mais indicado é escolher um morador que seja respeitado pelos vizinhos, que seja paciente e saiba seguir com o cronograma sem estresse e com foco. 

O tempo é um dos principais desafios do presidente da mesa, que precisa resolver os problemas com bastante rapidez. Sendo assim, o presidente deve interromper os participantes quando algum argumento ultrapassa o tempo permitido. Ele também deve buscar a harmonia quando alguém ficar nervoso em um determinado momento. 

Uma dica interessante é criar um roteiro para que você saiba exatamente o que deve falar durante a assembleia. Isso é muito importante pois a opinião de várias pessoas podem atrapalhar quem está ali para resolver os problemas. 

Se algum participante ficar mais nervoso, busque interrompê-lo sem grosseria. Diga ao morador que o tema já foi resolvido ou defina alguns minutos para que ele termine o raciocínio. 

Outra alternativa é informá-lo que precisa discutir os próximos temas na reunião e que um novo espaço será aberto para que ele dê a sua opinião. Assim, todos saem ganhando no fim da assembleia. 

Tenha cuidado com a votação 

A votação em uma assembleia de condomínio deve ser transparente e seguir algumas regras para evitar desconfortos no momento do resultado. Inicialmente, você deve verificar se a reunião tem um número mínimo de participantes. A quantidade de moradores ideal deve ser estipulada na Convenção do Condomínio ou na lei da votação. 

No fim da assembleia, o secretário é responsável por escrever todas as informações que foram abordadas na reunião, apontando as pautas e o que foi definido pelos participantes. Após o documento ser assinado pelo presidente da mesa e pelo secretário, siga algumas regras para evitar problema no futuro. 

• Guarde o documento no Livro de Atas; 
• Deixe o documento armazenado por no mínimo cinco anos; 
• Registre a ata no cartório se isso for uma regra da Convenção do Condomínio. 

Um bom ambiente de um condomínio pode ser prejudicado em um debate cheio de estresse e incertezas. Por isso, encerre a reunião com um lanche para aproximar os moradores. Nesse ambiente, as pessoas podem tirar as suas dúvidas sobre as regras do condomínio ou virar grandes amigos. 

Percebeu que a assembleia de um condomínio pode ser realizada com mais organização e sem grandes problemas? Então, deixe todas as informações claras, organize cada detalhe e tenha paciência. A união desses ingredientes transforma o condomínio em um ótimo espaço para se viver. 

E você, teve alguma dúvida em relação a assembleia do condomínio? Compartilhe conosco nos comentários abaixo!